Форматы форума: что выбрать и как провести?

Если вы собираете бизнес‑мероприятие, первым вопросом будет: какой формат форума подойдет лучше всего? Ответ зависит от целей, аудитории и бюджета. В этой статье мы разберём самые популярные типы форумов, их особенности и простые шаги для организации.

Самые распространённые форматы

Очно‑офлайн форум – классический вариант, когда участники собираются в одном месте: конференц‑зале, отеле или выставочном центре. Он даёт возможность живого общения, нетворкинга и интерактивных сессий. Основные плюсы – высокий уровень вовлечённости и возможность провести демонстрацию продукции вживую. Минус – расходы на аренду, проживание и логистику.

Онлайн‑форум – полностью виртуальное событие, проводимое через видеоплатформы и специальные сервисы. Отлично подходит, если ваша аудитория разбросана по разным регионам или стране. Преимущества – экономия средств и гибкость расписания. Главное – обеспечить стабильную связь и интересный контент, чтобы избежать «выгорания» участников.

Гибридный формат объединяет офлайн‑и онлайн‑элементы. Некоторые гости приходят в зал, а остальные подключаются удалённо. Такой подход увеличивает охват без значительного роста затрат, но требует хорошей технической поддержки и синхронизации трансляций.

Как подобрать формат под свои задачи

1. Определите цель. Если вам нужен активный нетворкинг и заключение сделок, выбирайте офлайн‑форум. Для обучения и масштабного охвата лучше подойдёт онлайн.

2. Аудитория. Молодые специалисты часто предпочитают гибридный и онлайн‑форматы, тогда как руководители высшего звена часто ждут личных встреч.

3. Бюджет. Онлайн‑форум может стоить в разы дешевле, но не забывайте про платные платформы, услуги модераторов и маркетинг.

4. Тема и контент. Технически сложные демонстрации (например, оборудование) лучше проводить офлайн. Вебинары, кейс‑стади и панельные дискуссии удобно вести онлайн.

5. Технические ресурсы. Убедитесь, что у вас есть техническая команда, способная обеспечить трансляцию без задержек. Для гибридных мероприятий нужен отдельный модуль управления залом и онлайн‑потоком.

После того как формат выбран, переходите к планированию:

• Составьте детальный тайм‑лайн: регистрация, открытие, спикеры, перерывы, закрытие.
• Подготовьте контент‑пакет: презентации, видеоматериалы, интерактивные опросы.
• Назначьте ответственного за техническую часть – он будет следить за качеством связи и записью сессий.
• Продумайте способы вовлечения: чат‑вопросы, живой Q&A, встречи в малых группах.
• Не забудьте о пост‑форуме: разошлите запись, материалы и опрос удовлетворённости.

Главное правило – держите фокус на ценности для участников. Если они получат полезные инсайты и смогут применить их в работе, формат будет успешным независимо от того, онлайн он или офлайн.

Итак, выбирайте формат, который отвечает вашим целям, и следуйте простому чек‑листу подготовки. Тогда ваш форум станет местом, где идеи встречаются с реальными действиями, а участники захотят вернуться на следующую встречу.