Сколько обычно длятся форумы: бизнес-инсайты и реальный опыт

Если вы когда-нибудь заходили на сайт крупного бизнес-форума, то наверняка замечали разброс: одни события укладываются в пару часов, другие растягиваются на несколько дней. Нет универсального ответа, сколько «должен» длиться форум — всё зависит от формата, целей организаторов и специфики отрасли.

Для сравнения: региональные предпринимательские форумы обычно идут не больше одного-двух дней, при этом первые полдня — торжественное открытие, но ближе к вечеру самое ценное превращается в неформальное общение. Узконаправленные мероприятия могут проводиться в формате «блиц» на 4 часа, например, форумы про маркетинг или франшизы.

На многопоточных форумах, когда параллельно идёт несколько секций и воркшопов, никого не удивишь расписанием от 9:00 до 19:00 с короткими перерывами. А вот онлайн-форумы часто специально делают короче — никто не готов смотреть экран целый день подряд.

• Средняя продолжительность бизнес-форумов
• Что влияет на длительность форума
• Форматы: офлайн vs онлайн
• Советы для эффективного участия

Средняя продолжительность бизнес-форумов

Большинство бизнес-форумов в России идут от одного часа до трёх дней. Как правило, если это региональное событие — рассчитывайте на полдня или полный рабочий день, возле 6-8 часов. Крупные отраслевые форумы растягиваются на несколько дней, но если говорить честно, почти никто не посещает всё подряд: люди чаще выбирают самые интересные сессии или мастер-классы.

Давайте посмотрим на реальные цифры, чтобы было понятно, чего ждать:

Кстати, организаторы всё чаще сокращают официальную программу, чтобы упростить нетворкинг и чтобы участники не уставали от насыщенного графика. Если вы ищете форум только для обмена опытом и знакомств, короткие форматы могут даже подойти лучше.

• Форумы с международным участием обычно идут не менее двух дней, но зарубежные делегаты часто приезжают лишь на отдельные панели.
• Малые тематические сессии и клубные встречи редко длятся дольше четырёх часов.

Мой совет — всегда уточняйте расписание заранее. Даже если форум заявлен «на целый день», часть времени уходит на регистрацию, кофе-брейки, неформальное общение и экскурсии по площадке.

Что влияет на длительность форума

Когда пришло время собирать чемодан на форум или просто регистрироваться онлайн — хочется знать, сколько это займёт. Тут всё просто: организаторы решают формат и длительность исходя из задач и ожиданий аудитории. Есть несколько факторов, которые реально влияют на время проведения мероприятия.

• Бизнес-форум с расширенной программой. Если в расписании есть и доклады, и круглые столы, и сессии вопросов-ответов, то рассчитывайте не меньше полного дня — а иногда добавляют ещё ужин или афтепати.
• Количество секций и потоков. Если нужно осветить кучу тем, то форум разбивают на несколько треков и тогда всё длится дольше. Например, форума для IT-отрасли могут идти по 2-3 рабочих дня.
• География участников. Если людей собирают из разных городов или стран, обычно закладывают больше времени, чтобы никто не тратил время зря на дорогу ради пары часов.
• Формат — офлайн или онлайн. Офлайн-мероприятия, как правило, длиннее: есть кофе-брейки, живое общение, иногда выставочная зона. Онлайн-форумы делают короче, потому что внимание участников быстро рассеивается.
• Типы активностей. Если всё сводится к лекциям — уложиться можно за один день. Если добавляют мастер-классы, живые кейсы или интерактив — времени нужно больше.

Многие организаторы сейчас делают опросы перед форумом, чтобы лучше оценить, сколько времени реально нужно участникам. Не стесняйтесь уточнять расписание заранее: иногда бывает скрытый нетворкинг или специальные закрытые секции, которые идут после основной программы.

Самый короткий бизнес-форум из известных — это два часа без перерывов, только выступления и быстрые вопросы. Рекордно длинные бывают у крупных федеральных площадок: там часто программа расписана на 2-3 дня с утренними и вечерними активностями.

Форматы: офлайн vs онлайн

Когда речь заходит о форумах, формат влияет если не на всё, то на многое. Офлайн-события обычно дольше и насыщеннее: участники приезжают на целый день или несколько. Тут важную роль играют живое общение, атмосфера зала, а ещё — фуршеты и кулуарные разговоры. Онлайн-форумы чаще проходят либо как короткие интенсивы на 2-4 часа, либо разбиваются на сессии по полчаса-часу с длинными перерывами. Организаторы понимают: зрителя легко потерять, если тот устанет сидеть перед экраном.

Вот как обычно строятся дни разных форумов:

Разные форматы — разные преимущества. Офлайн подходит для крупных нетворкинг-ивентов, когда цель — не только послушать доклады, но и реально завести полезные знакомства. Онлайн-форматы отлично экономят время и деньги на поездках и часто позволяют подключиться из любой точки страны. В 2023 году в России 62% бизнес-форумов проводились в гибридном формате, совмещая оба подхода. Это удобно — кто-то предпочитает все-таки посмотреть людей вживую, а кому-то важнее не тратить день на дорогу в другой город.

• Офлайн-форум в среднем длится дольше, но требует много сил и времени.
• Онлайн-платформы предлагают записи, если не удалось посмотреть всё в прямом эфире.
• На офлайн-мероприятиях проще завести знакомства, но онлайн открывает доступ большему числу участников.

Составляя расписание, организаторы бизнес-форумов всегда учитывают формат — чтобы люди получали пользу, а не просто уставали к обеду.

Советы для эффективного участия

Как не просто «отсидеть» форум, а выжать из него максимум? Вот несколько рабочих советов, которые реально помогают не только мне, но и моим знакомым из бизнес-среды.

• Бизнес-форум — это не марафон докладов. Перед событием обязательно посмотрите программу и отметьте по-настоящему важные для себя выступления. Особенно, если у форума несколько параллельных потоков. Тут выбрать нужно, иначе всё равно везде не успеете.
• Составьте список вопросов, которые реально волнуют вас или вашу команду. Часто самые полезные инсайты дрейфуют не на сцене, а в кулуарах во время кофе-брейков или обедов.
• Не стесняйтесь заводить контакты. Да, первые подходы к незнакомым людям всегда неловкие, но на форумах большинство едет за тем же — знакомиться, меняться опытом, искать новых партнёров. Иногда одна случайная встреча перерастает в годовой контракт.
• Периоды усталости — это норма на длинных событиях. Не пытайтесь слушать по 8 часов подряд, делайте паузы. Даже просто пройтись на свежем воздухе на 10 минут — уже перезагрузка.
• Если участвуете в онлайн-формате — проверьте заранее технику и интернет. Забавно, но до сих пор каждый третий жалуется на «нет звука» в чате.
• Ведите заметки сразу, чтобы не оставить всё на потом. Многие участники записывают только телефон спикера, а потом забывают зачем вообще брали контакт. Пишите не только идеи, но и следующий шаг: кому и по какому поводу стоит написать.
• И не бойтесь уходить с неинтересных секций — время дороже. Следите за самочувствием и загруженностью — эффективность всегда выше, когда есть энергия и интерес.

Если соберётесь на форум впервые, заранее составьте небольшой план: что хотите получить, с кем познакомиться, что узнать. Это спокойно экономит уйму времени и сил, а впечатление от события совсем другое.