Что делают на форуме: как работает бизнес-форум

Все видели эти фотки из огромных залов: сцена, чуть напряжённые деловые рукопожатия и песочные часы, чтобы не затягивали речь. Но что там происходит на самом деле? Не для галочки же все собираются.

Бизнес-форум — это больше, чем просто перелистывание визиток. Здесь обсуждают реальные задачи и находят людей, которые могут прямо сейчас помочь советом или контактами. Не важно, крупная у тебя компания или ты только начал — формат one-size-fits-all. Можно услышать истории провалов и кайфануть от новых идей, которые пока не разгулялись по интернету.

Всё завязано на личном общении. Даже если идёшь только за знаниями, сложно уйти без хотя бы одного случайного, но полезного знакомства. Но есть тонкости: важные разговоры часто случаются не в зале, а в коридорах. Вот почему стоит быть открытым ко всему новому — диалог начинается с самой неожиданной фразы или шутки у кофейного столика.

• Зачем вообще приходят на бизнес-форум
• Как проходят основные активности
• Где происходит настоящий нетворкинг
• Как получить пользу, даже если ты новичок
• Что делать после форума — реально важный этап

Зачем вообще приходят на бизнес-форум

Самый частый мотив — поиск новых партнеров и клиентов. На бизнес-форум часто едут за контактами, которых не встретишь в онлайн-чатах или соцсетях. Можно рассказать о себе, показать свою экспертность прямо в разговоре и получить обратную связь без лишних формальностей.

Вторая причина — живой обмен опытом. Часто можно услышать инсайды о рынке или обсудить свежие факапы (да, именно так — про провалы на форумах говорят много и честно). Это экономит нервы и деньги на своих ошибках. В отчете московской компании EventLook за март 2024 отмечено: «75% участников посещают бизнес-форумы ради доступа к практическим знаниям и опыту других компаний».

Третья — неформальное обучение. Форматы бывают разные: круглые столы, воркшопы, открытые интервью. Зачастую самые ценные советы звучат не со сцены, а в кулуарах или в короткой встрече в зоне кофе-брейка. Как сказала бизнес-тренер Ольга Лихачёва на Kazan Digital Forum 2024:

«Настоящие инсайты и рабочие лайфхаки ловятся не в презентациях, а за столиком в фойе. Не бойтесь участвовать даже в незнакомых темах — именно тогда вы встречаете людей, которые меняют ход дела».

Среди дополнительных плюсов — можно представить свой продукт, оценить, что делают конкуренты, и понять, куда движется рынок. Многие используют форумы и для личного бренда: если выступил спикером или взял слово в обсуждении, шанс, что тебя заметят, сильно выше. За день-два реально собрать с десяток крепких знакомств, которые потом вытащат в неожиданных проектах и даже новых нишах.

Как проходят основные активности

На большинстве бизнес-форумов всё начинается с регистрации. Обычно выдают бейдж, программу дня и напутствие: «Не бойтесь задавать вопросы». Дальше — быстрый кофе и разогрев, чтобы никто не заскучал в самом начале.

День строится вокруг расписания — там выступления, круглые столы и мастер-классы. Бывает, что параллельно в разных залах проходят сразу несколько тем, поэтому приходится выбирать, куда интереснее заглянуть.

• Форум часто начинается с пленарной сессии: собираются все участники, обсуждают общие тренды и важные вопросы бизнеса.
• Панельные дискуссии — тут лидеры компаний и эксперты спорят, делятся личным опытом, дают советы. Можно задать прямой вопрос и получить ответ.
• Мастер-классы и воркшопы работают как короткие тренировки: дают конкретные инструменты и пробуют их прямо на месте — отлично для новичков в теме.
• Сессии вопросов-ответов, где люди из зала могут задать неудобный или очень практичный вопрос спикерам. Часто тут рождаются самые ценные инсайты.
• Экспо-зона — место, где компании показывают свои продукты, можно всё пощупать, потестировать, узнать реальные цены и сразу познакомиться с представителями.

Важно, чтобы темп был живым: выступления длятся в среднем по 20-30 минут, чтобы не растягивать и не перегружать гостей. На крупных форумах (например, Synergy Global Forum в 2023 году) за два дня может выступить до 100 спикеров — каждый сжато, но по существу.

Самые умные готовят список спикеров заранее и отмечают, где нельзя не побывать. Такой подход реально помогает не потратить день зря. Если что-то пропустили — многие мероприятия записывают или выкладывают презентации открыто после форума.

Где происходит настоящий нетворкинг

Честно: самые ценные знакомства заводятся не на сцене и даже не на панельных дискуссиях, а в неформальной обстановке. Это может быть зона кофе-брейка, импровизированные дискуссии у стендов или даже курилка во дворе. Зачастую лучшие контакты появляются в очереди за кофе, потому что там человек открыт для общения и никуда не спешит.

По данным исследования Ассоциации бизнес-мероприятий России за 2024 год, более 60% участников форума назвали нетворкинг главной причиной посещения. При этом 75% новых деловых контактов заводятся вне основных залов, а в перерывах или на afterparty.

Чтобы увеличить шансы знакомиться с нужными людьми, не стоит всё время сидеть на одном месте. Вот что реально работает:

• Ходи на бесплатные воркшопы, мастер-классы и круглые столы: там быстро появляется совместная тема для разговора.
• Не стесняйся подходить первым — большинство тоже переживает и не любит формальный small talk.
• Слушай внимательно; спрашивай не только про бизнес, а хотя бы о личном опыте участия в форуме.
• Вежливо, но прямо предлагай обменяться контактами. Самый удобный способ — заранее подготовить электронную визитку или QR-код.

Большая ошибка — пытаться "записаться" на встречу с каждым подряд. Лучше 2-3 глубоких, настоящих диалога, чем десяток формальных рукопожатий без продолжения.

Как получить пользу, даже если ты новичок

Кажется, что все давно друг друга знают и обсуждают свои дела на профессиональном языке. На деле больше половины участников на любом бизнес-форуме — люди, которые пришли впервые или меняют сферу. Только по данным Event.ru, в 2024 году 57% посетителей отраслевых форумов написали в опросах, что пришли ради новых знаний и знакомств, а не ради громких имён на сцене.

Вот что реально помогает новичкам не потеряться и не слить деньги и время зря:

• Поставь себе цель заранее. Зуб даю: если идёшь "просто посмотреть" — уйдёшь ни с чем. Реши для себя, хочешь новых клиентов, ищешь партнёра или просто набираешься идей.
• Не стой в одиночестве в углу. В перерывах проще всего познакомиться — никто не ждет запутанных речей. Можно сказать просто: «Я здесь впервые, подскажите, что здесь самое полезное?»
• Записывай имена и краткие детали встреч. Бумажная записная книжка удобнее телефона — не путаешься в чате и ничего не теряешь, даже если батарейка села.
• Посети хотя бы одну практическую сессию. Тут люди быстрее знакомятся, обсуждают реальные ситуации и легче перейти к делу. В 2023 году на Moscow Business Forum 64% полезных знакомств случились именно на воркшопах или кофе-брейках, а не в зале выступлений.
• Не стесняйся просить контакты. Почти все на форуме сами что-то ищут и рады обмену контактами — никто не подумает, что ты навязываешься.

А вот список топ-3 форматов, где новичкам проще "влитись":

И маленький совет: после форума обязательно напиши тем, с кем познакомился. Даже простое "Привет, понравилось познакомиться на форуме!" — уже рабочий старт, чтобы отношения превратились в что-то полезное для обоих.

Что делать после форума — реально важный этап

Вот вроде форум закончился, повара убрали кофе, а толк-то где? Этот этап решает всё: что ты унесёшь домой, кроме толстенной папки с программой и парой стикеров.

Первое правило — не откладывай. Пока воспоминания свежи, а интерес к общению максимум, разгрести визитки и новые контакты. Есть статистика: если не написать человеку в первые 72 часа, вероятность дальнейшей коммуникации падает почти вдвое. Проверь, кому стоит отправить сообщение, а кому — сразу назначить короткий Zoom или встречу. Даже если кажется, что контакт не «твой» — пару фраз вежливости никто не отменял.

Дальше разберись с записями и заметками. Не храни их в телефоне в стиле «потом разберусь». Выпиши лучшие инсайты, идеи, которые реально применимы для себя или бизнеса. Это часто забывают, хотя реально форум даёт толчок для быстрых изменений, если не тормозить с внедрением.

Хорошая идея — публичный пост или короткий отзыв в соцсетях. Так тебя заметят другие участники, могут выйти на связь по тем же темам. Тут не надо писать длинно — пару строчек про то, что зацепило, и чего ждёшь от новых знакомств. Например, пару лет назад после такого поста участник получил неожиданное партнёрство, просто потому что был на виду.

Ну и не теряй форум на радаре. Обычно у таких мероприятий есть чаты, рассылки, закрытые мини-группы — подключайся. Это место, где можно задать вопрос и получить ответ даже спустя несколько месяцев. Не удивляйся, если через полгода кто-то предложит интересное совместное дело — цепочка запускается именно отсюда.